Verwendung

Ordnerregeln

Im Digital Workspace können Sie Ordnerregeln definieren, um Ihre Inhalte automatisch zu verwalten, genauso wie E-Mail-Clients Regeln verwenden, um Nachrichten und eingehende Spam-Mails zu filtern. Regeln legen fest, wie Inhalte, die in einen Ordner gelangen, diesen verlassen oder sich derzeit darin befinden, verwaltet werden. Wenn Sie eine Regel definieren, gilt diese nur für neue Inhalte, die dem Ordner hinzugefügt werden. Elemente, die sich bereits vor der Definition der Regel im Ordner befanden, sind davon nicht betroffen.

Hinweis: Auch wenn ein Ordner keine eigenen Regeln hat, könnte er Regeln von einem übergeordneten Ordner geerbt haben.

Eine Ordnerregel besteht aus drei Teilen:

• Das Ereignis, das die Regel auslöst.
• Die Bedingungen, die der Inhalt erfüllen muss.
• Die auf den Inhalt ausgeführte Aktion.

Die Ereignisse, die eine Regel auslösen können, sind:

• Ein Inhaltselement wird im Ordner abgelegt.
• Ein Inhalt wird aus dem Ordner entfernt (verschoben oder gelöscht).
• Ein Inhalt im Ordner wurde geändert.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Sie Regeln verwenden können, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren:

• Inhalte, die bestimmte Kriterien erfüllen und in einen Ordner eingefügt werden, können mit einer Kategorie verknüpft werden.
• Inhalte mit bestimmten Kriterien, die in einen Ordner eingefügt werden, können um Aspekte ergänzt oder davon befreit werden.
• Inhalte, die bestimmte Kriterien erfüllen und in einen Ordner eingefügt werden, können ein Skript ausführen.

Eine Regel erstellen

Sie können Regeln für einen Ordner innerhalb des Digital Workspace erstellen.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner im Digital Workspace und wählen Sie Manage rules.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Create rule.

3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Regel ein.

4. Wählen Sie aus, wann die Regel ausgelöst werden soll:

   • Items are created or enter this folder: Die Regel wird auf Inhalte angewendet, die dem Ordner hinzugefügt werden. Dazu gehören alle Elemente, die in den Ordner kopiert, darin erstellt oder in ihn hochgeladen werden.
   • Items are updated: Wenn ein Element in diesem Ordner geändert wird , wird die Regel darauf angewendet.
   • Items are deleted or leave this folder: Die Regel wird auf Inhalte angewendet, die aus dem Ordner verschoben oder gelöscht werden.

   Hinweis: Eine Regel kann mehr als einen Auslöser haben.

5. Wählen Sie aus, ob die Regel mit IF, NOT IF oder beidem angewendet werden soll. Sie können auch eine Bedingungsgruppe hinzufügen .

   Hier sind einige Beispiele für Bedingungen, die Sie anwenden könnten, um eine Regel auszulösen:

   • IF: Die Regel wird angewendet, wenn der Datensatztitel das Wort „dringend” enthält.
   • NOT IF: Die Regel wird angewendet, wenn der Titel des Datensatzes nicht das Wort „dringend” enthält.
   • IF und NOT IF: Die Regel wird angewendet, wenn der Datensatz-Titel das Wort „dringend” enthält, es sei denn, der Datensatz wurde vor einem bestimmten Datum erstellt.

6. Wählen Sie Kriterien aus, für welche Inhalte die Regel gelten soll.

7. Wählen Sie die Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind, sowie alle weiteren Unteraktionen, die für diese spezifische Aktion erforderlich sind.

   Wenn Sie beispielsweise Move auswählen, müssen Sie auch einen Speicherort im Feld Destination folder eingeben.

8. Zusätzliche Optionen auswählen:

   • Run rule in background: Ermöglicht Ihnen, weiterzuarbeiten, während die Regel ausgeführt wird. Sie können auch eine Aktion auswählen, die ausgeführt werden soll, wenn ein Problem mit der Regel auftritt.
   • Rule applies to subfolders: Die Regel gilt für diesen Ordner und alle seine Unterordner.
   • Disable rule: Schalten Sie die Regel aus.

9. Klicken Sie auf Create, um die Regel zu speichern.

   Die erstellte Ordnerregel beginnt sofort mit der Verwaltung Ihrer Inhalte.

Tags und Kategorien

Sie können Tags zuweisen und Tags im Digital Workspace erstellen. Sie können auch Kategorien im Digital Workspace zuweisen. Tags und Kategorien helfen Ihnen dabei, Ihre Inhalte so zu organisieren, dass verwandte Informationen leicht zu finden sind, unabhängig davon, ob sie durch verschiedene Projekte oder Konzepte miteinander verbunden sind. Weitere Informationen zu Tags und Kategorien und deren Einrichtung über das Control Center einrichten, finden Sie unter Tags oder Kategorien.

Tags

Sie können Tags zuweisen und Tags für Ihre Inhalte innerhalb des Digital Workspace erstellen.

1. Melden Sie sich im Digital Workspace an.

2. Suchen Sie den Inhalt, mit dem Sie arbeiten möchten, und wählen Sie ihn aus, indem Sie einmal auf das Symbol Type neben seinem Name klicken.

3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche View Details.

4. Klicken Sie auf Edit icon unten im Detailbereich.

5. Klicken Sie auf das Symbol + neben Tags.

6. Suchen und wählen Sie das Tag oder die Tags aus, die Sie Ihrem Inhalt hinzufügen möchten, oder geben Sie einen Namen ein und erstellen Sie von hier aus ein neues Tag. Klicken Sie anschließend auf Save changes.

   Wenn Sie ein neues Tag erstellen, wird es im Control Center angelegt.

Kategorien

Sie können Ihren Inhalten innerhalb des Digital Workspace Kategorien zuweisen.

1. Melden Sie sich im Digital Workspace an.

2. Suchen Sie den Inhalt, mit dem Sie arbeiten möchten, und wählen Sie ihn aus, indem Sie einmal auf das Symbol Type neben seinem Namen klicken.

3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche View Details.

4. Klicken Sie auf Edit icon unten im Detailbereich.

5. Klicken Sie auf das Symbol + neben Categories.

6. Suchen Sie nach der Kategorie oder den Kategorien, die Sie zu Ihren Inhalten hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Save Changes.

   Hinweis: Sie können keine neuen Kategorien im Digital Workspace erstellen, sondern nur über das Control Center.

Ordnerinformationen

Um die Ordnerinformationen anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner.

2. Wählen Sie Folder Information. Das Dialogfeld Folder Information zeigt die folgenden Informationen an.

   • Größe
   • Standort
   • Erstellt
   • Geändert