Prozessdienstleistungen

Übersicht über Prozessdienstleistungen

Alfresco Digital Workspace wurde um die Alfresco Process Services-Funktionalität für Endbenutzer erweitert.

Für diese Funktionen muss Alfresco Process Services mit Alfresco Content Services konfiguriert werden.

Wenn Sie Administrator sind und neue Prozesse in Alfresco Process Services für die Verwendung in Alfresco Digital Workspace erstellen möchten, lesen Sie den Abschnitt Erstellen Sie Ihren ersten Prozess in der Alfresco Process Services-Dokumentation.

Prozesse starten

Sie können einen Prozess in Alfresco Digital Workspace mit oder ohne angehängte Datei starten. Wenn Sie eine Datei an den Prozess anhängen, können Sie die Datei erneut anzeigen, indem Sie auf den Hyperlink-Dateinamen klicken.

Um dies zu tun:

1. Melden Sie sich bei Alfresco Digital Workspace an.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Prozess starten“.

   Sie können auch zu einer Datei navigieren, mit der Sie arbeiten möchten, indem Sie einen Prozess verwenden, und dann mit der rechten Maustaste darauf klicken und „Prozess starten“ auswählen.

3. Wählen Sie den gewünschten Prozess aus der Liste der Prozesse aus.

   Verwenden Sie die Suchleiste, um den gewünschten Prozess zu finden, wenn Sie eine große Anzahl von Prozessen haben. Zuletzt verwendete Prozesse werden oben in der Liste angezeigt.

4. Ein Standardprozessname ist bereits vorausgefüllt, kann jedoch geändert werden, oder es können weitere Informationen hinzugefügt werden. .

5. Geben Sie alle weiteren Informationen ein, die im Formular von Alfresco Process Services verlangt werden.

   Was in das Formular eingegeben werden kann, hängt von Ihrer Organisation und der Art des Formulars in Alfresco Process Services ab. Wenn Sie sich bereits für die Arbeit mit einer bestimmten Datei entschieden haben, wird diese Datei als Anhang angezeigt.

   Hinweis: Sie können dem Prozess mehrere Prüfer hinzufügen.

6. Klicken Sie auf PROZESS STARTEN.

Sobald der Prozess gestartet ist, können Sie den laufenden Prozess anzeigen, indem Sie unten im Fenster auf „Laufenden Prozess anzeigen“ klicken.

Hinweis: Sie können einen Prozess auch starten, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei in Ihren Suchergebnissen klicken und Prozess starten auswählen.

Teil des laufenden Prozessabzeichens

Badges sind Symbole, die neben Ihren Dokumenten angezeigt werden und deren unterschiedlichen Status darstellen. Das Part of running process badge wird für Dokumente angezeigt, die sich derzeit in einem Workflow befinden.

Um die mit dem Dokument verbundenen Prozesse zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf das Symbol für laufende Prozesse.

   Es öffnet sich ein Seitenbereich, der alle Metadaten enthält.

2. Klicken Sie auf Linked Process, um eine Liste aller derzeit ausgeführten Prozesse dieses bestimmten Dokuments anzuzeigen.

   Der Name aller verknüpften Prozesse wird zusammen mit ihrem Startdatum angezeigt. .

3. Klicken Sie auf View Details, um weitere Informationen zu dem jeweiligen Prozess anzuzeigen.

   Hinweis: Sie benötigen eine Berechtigung, um auf die Details zugreifen zu können.

Prozesse verwalten

Sie können Ihre Alfresco Process Services-Prozesse in Alfresco Digital Workspace anzeigen und verwalten.

Um dies zu tun:

1. Melden Sie sich bei Alfresco Digital Workspace an.

2. Erweitern Sie Process Management und unter der Überschrift Processes sehen Sie alle Ihre Prozesse.

   Die Überschriften sind vordefinierte Filter.

   • Running – Alle Prozesse, die ausgeführt werden.
   • Completed – Alle Prozesse, die abgeschlossen sind.
   • All – Alle Prozesse unabhängig vom Status.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Prozess und wählen Sie View.

   Sie können alle mit diesem Prozess verbundenen Aufgaben sehen.

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe und wählen Sie View, um diese Aufgabe zu bearbeiten.

5. Geben Sie weitere Informationen ein und klicken Sie auf Save.

6. (Optional) Um die Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf Complete.

Prozessverlauf anzeigen

Sie können den Verlauf eines Prozesses im Digital Workspace anzeigen. Der Verlauf eines Prozesses ist für alle Personen verfügbar, die den Prozess initiieren, denen eine Aufgabe innerhalb des Prozesses zugewiesen wurde oder die mindestens eine Aufgabe im Prozess abgeschlossen haben.

Um den Verlauf eines Prozesses anzuzeigen:

1. Melden Sie sich bei Alfresco Digital Workspace an.
2. Erweitern Sie Process Management und unter der Überschrift Tasks sehen Sie alle Ihre aufgabenbezogenen Informationen.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Aufgabe im Bereich My Tasks, Queued Tasks oder Completed Tasks und wählen Sie dann Process History .

Sie sehen nun den Verlauf eines Prozesses, der Folgendes umfassen kann: Status, Task Name, Assignee und Completed by.

Aufgaben verwalten

Sie können Ihre Aufgaben in Alfresco Digital Workspace anzeigen und verwalten.

1. Melden Sie sich bei Alfresco Digital Workspace an.

2. Erweitern Sie Process Management und unter der Überschrift Tasks sehen Sie alle Ihre aufgabenbezogenen Informationen.

   Die Überschriften sind vordefinierte Filter.

   • My Tasks – Alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben.
   • Involved Tasks – Alle beteiligten Aufgaben.
   • Queued Tasks – Alle Aufgaben in der Warteschlange.
   • Completed Tasks – Alle abgeschlossenen Aufgaben.

3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Aufgabe und wählen Sie View.

4. Geben Sie weitere Informationen ein und klicken Sie auf Save.

5. (Optional) Um die Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf Complete.

Aufgabenformular drucken oder speichern

Sie können die Aufgabenformulare einschließlich aller in die Felder eingegebenen Informationen ausdrucken oder als .pdf speichern. .

1. Navigieren Sie zu dem Aufgabenformular, das Sie drucken möchten.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Print Form.
3. Wählen Sie aus, ob Sie drucken oder als .pdf speichern möchten, und klicken Sie dann auf Print oder Save.

Die Ausgabe zeigt das Aufgabenformular, einschließlich des Namens der Aufgabe oben links und der URL Ihrer Instanz des Digital Workspace oben rechts. Der Ausdruck speichert das gesamte Aufgabenformular, auch wenn Sie scrollen müssen, um zum Ende zu gelangen.

Prozessdienste konfigurieren

Sie müssen Alfresco Digital Workspace für die Verwendung mit Alfresco Process Services konfigurieren. Sie können Alfresco Digital Workspace nicht mit Alfresco Process Services verwenden, wenn Sie kein Single Sign-On (SSO) zwischen Alfresco Process Services und Alfresco Content Services konfiguriert haben.

Hinweis: Informationen zum Konfigurieren von Alfresco Process Services und Alfresco Content Services für die Verwendung von SSO finden Sie unter Configure an Alfresco Content Services connection using Single Sign On (SSO) in der Alfresco Content Services Dokumentation.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie Alfresco Digital Workspace installiert haben, siehe Installation Übersicht.

2. Öffnen Sie die Datei ../digital-workspace/app.config.json und legen Sie die folgenden Eigenschaften fest: Eigenschaften:

   • Setzen Sie die Eigenschaft processService auf „true” (Sie müssen die Anführungszeichen einfügen).
   • Legen Sie die Eigenschaft bpmHost fest, zum Beispiel https://processservices.domain.com\:port
   • (Optional) Legen Sie die Eigenschaft adf-start-process fest. Standardmäßig ist sie auf %{processDefinition} - %{datetime} gesetzt
   • Ändern Sie die Eigenschaft providers zu all

   Hinweis: Sie können Alfresco Process Services detaillierter konfigurieren, indem Sie die Datei ../digital-workspace/app.config.json weiter bearbeiten. Eine Definition all dieser Eigenschaften finden Sie im Abschnitt Dynamic View in der Dokumentation zu Alfresco Digital Workspace . Weitere Informationen zu den anderen Eigenschaften, die mit dem Alfresco Development Framework verfügbar sind, finden Sie in der Dokumentation zur Process Services API.