Governance Services

Übersicht über Governance-Dienstleistungen

Alfresco Digital Workspace wurde um die Alfresco Governance Services-Funktionalität für Endbenutzer erweitert. Die Arbeit mit Datensätzen ist über die Aktionsmenüs des Digital Workspace schnell und einfach. Für diese Funktionen muss Alfresco Governance Services mit Alfresco Content Services konfiguriert sein.

Sicherheitszeichen

Verwenden Sie den Digital Workspace, um Dateien und Ordnern Sicherheitskennzeichnungen zuzuweisen. Dadurch wird der Zugriff für Benutzer eingeschränkt, die nicht über die erforderlichen Benutzerrechte verfügen.

Verwendung der Sicherheitsmarkierungen:

1. Melden Sie sich im Digital Workspace an.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, denen Sie Sicherheitsmarkierungen hinzufügen möchten, und wählen Sie Sicherheitsmarkierungen.

   Sie sehen alle verfügbaren Sicherheitsmarkierungen.

3. Wählen Sie die Sicherheitsmarkierungen aus, die Sie der Datei oder dem Ordner zuweisen möchten, und klicken Sie auf Speichern.

   

   Nachdem Sie die Sicherheitsmarkierungen für die Datei oder den Ordner gespeichert haben, werden die von Ihnen ausgewählten Markierungen in der Spalte „Sicherheitsmarkierungen“ angezeigt.

   Hinweis: Wenn Sie mehr haben, als in der Spalte angezeigt werden kann, können Sie auf die Schaltfläche Alle anzeigen klicken.

   Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Sicherheitskontrollen der Dokumentation zu Alfresco Content Services.

Arbeiten mit Datensätzen

Alle Funktionen von Alfresco Governance Services sind über das Kontextmenü verfügbar. Sie können Datensätze auf der Collaboration-Website anzeigen, verschieben und löschen. Außerdem können Sie Dateien als Datensätze deklarieren und dabei mehrere Dateien in einem Schritt deklarieren. Die Regeln, die die Automatisierung von Governance Services ermöglichen, sind vollständig kompatibel mit Alfresco Digital Workspace.

Hinweis: Wenn Datensätze aus einer Collaboration-Site gelöscht werden, werden sie nicht aus dem Dateiplan für die Datensatzverwaltung entfernt. Es wird lediglich die Ansicht des Datensatzes aus der Collaboration-Site gelöscht, und der Datensatz wird weiterhin im Dateiplan verwaltet .

Verstehen der Datensatzsymbole

Diese Symbole stehen für Aktionen und Zustände Ihrer Datensätze und Dateien.

Symbol für Alfresco Governance Services	Alfresco Governance Services-Symbol für Monitore mit geringer Auflösung	Beschreibung
	Nicht zutreffend	Klicken Sie auf das Symbol, um eine Datei als Datensatz zu deklarieren.
		Die Datei wurde erfolgreich als Datensatz deklariert.
		Die Datei wurde als Datensatz abgelehnt. Eine Meldung zeigt den Grund für die Ablehnung an. Beispielsweise wegen unvollständiger Metadaten.

Verwaltung von Aufbewahrungspflichten

Alfresco Digital Workspace umfasst die Funktion „Legal Holds” für Endbenutzer. Mit Legal Holds können Benutzer:

• Erfüllen Sie gesetzliche Verpflichtungen durch die Aufbewahrung von Informationen.
• Sorgen Sie für die Einhaltung der Vorschriften.
• Minimieren Sie rechtliche Risiken.

Sobald eine Datei unter „Legal Hold” gestellt wurde, kann ihr Inhalt nicht mehr gelöscht oder verändert werden.

Hinweis: Die Funktion „Aufbewahrungspflicht“ unterstützt nur standardmäßig definierte Rollen für die Datensatzverwaltung. Benutzer mit benutzerdefinierten Rollen, die Funktionen zur Aufbewahrungspflicht enthalten, haben keinen Zugriff auf diese Funktion.

Zuweisung von Sperren

Um mit der Zuweisung von Sperren zu beginnen, müssen Sie eine Records Management-Site erstellen.

Nachdem Sie die Records Management-Site erstellt haben, können Sie auf drei verschiedene Arten Aufbewahrungsfristen zuweisen:

• Zuweisen einer Aufbewahrungsfrist für eine einzelne Datei.
• Zuweisen einer Aufbewahrungsfrist für mehrere Dateien.
• Zuweisen einer Aufbewahrungsfrist mithilfe von Massenaktionen.

Alle Dateinamen unter einer Aufbewahrungsfrist sollten eindeutig sein.

Eine einzelne Datei zurückhalten

Um eine Datei unter „Legal Hold“ zu stellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Suchen Sie nach einer bestimmten Datei, die Sie zurückhalten möchten.

2. Klicken Sie auf die Datei und wählen Sie Holds verwalten.

   Das Dialogfeld Vorhandene Sperre verwalten wird geöffnet.

3. Wählen Sie unter der Registerkarte „Vorhandene Vormerkungen verwalten“ eine Vormerkung aus.

   Wenn Sie eine neue Sperre erstellen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

   1. Klicken Sie auf die Registerkarte Neue Sperre anwenden.

   2. Geben Sie den Namen, die Beschreibung (optional) und den Grund ein.

      Hinweis: Der Name der Sperre sollte eindeutig sein.

   3. Klicken Sie auf Speichern.

4. Die Datei wird zur Zurückstellung hinzugefügt.

   Dateien, die einer Aufbewahrungspflicht unterliegen, werden mit einem Handsymbol gekennzeichnet.

   

Mehrere Dateien zum Halten zuweisen

Die Aufbewahrungspflicht gilt nur auf Dateiebene. Wenn Sie den Inhalt eines Ordners unter Aufbewahrungspflicht stellen, werden alle Dateien in diesem Ordner unter Aufbewahrungspflicht gestellt. Das Handsymbol wird dann neben den Dateien anstelle des Ordners angezeigt.

Um mehrere Dateien in einem Ordner unter „Legal Hold“ abzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Wählen Sie den Ordner aus, den Sie zurückstellen möchten.

2. Wählen Sie Holds verwalten.

   Das Dialogfeld Vorhandene Sperre verwalten wird geöffnet.

3. Wählen Sie unter der Registerkarte „Vorhandene Vormerkungen verwalten“ eine Vormerkung aus.

   Wenn Sie eine neue Sperre erstellen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

   1. Klicken Sie auf die Registerkarte Neue Sperre anwenden.

   2. Geben Sie den Namen, die Beschreibung (optional) und den Grund ein.

      Hinweis: Der Name der Sperre sollte eindeutig sein.

   3. Klicken Sie auf Speichern.

4. Alle Dateien in diesem Ordner werden zur Zurückstellung hinzugefügt.

Zuweisen einer Sperre mithilfe von Massenaktionen

Massenaktionen können nur Dateien, nicht jedoch Ordner sperren.

Um eine Sperre mithilfe von Massenaktionen zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf das Suchsymbol und suchen Sie nach den Dateien, die Sie zurückhalten möchten. .

2. Wählen Sie Massenaktionen.

3. Wählen Sie Rechtliche Aufbewahrungspflichten verwalten.

   Es erscheint eine Warnung, die den Benutzer darauf hinweist, dass die Aktion den Status der Aufbewahrungspflicht der Dateien in der Suche ändert, nicht jedoch den der Ordner. Wählen Sie Weiter.

4. Wählen Sie unter der Registerkarte „Vorhandene Vormerkungen verwalten“ eine Vormerkung aus.

   Wenn Sie eine neue Sperre erstellen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

   1. Klicken Sie auf die Registerkarte Neue Sperre anwenden.

   2. Geben Sie den Namen, die Beschreibung (optional) und den Grund ein.

      Hinweis: Der Name der Sperre sollte eindeutig sein.

   3. Klicken Sie auf Speichern.

5. Die Dateien werden in die Warteschlange gestellt.